Si utilizas un programa para hacer las facturas de tu negocio, hay una pregunta que deberías hacerle a tu proveedor antes de 2027:
¿Nuestro software estará preparado para los nuevos requisitos de facturación?
No necesitas saber programar. Tampoco necesitas aprenderte el Reglamento. Pero sí conviene saber qué debes comprobar para no descubrir demasiado tarde que tu herramienta necesita cambios.
En esta guía te explicamos, de forma sencilla, los puntos que deberías revisar para preparar tu facturación para VERI*FACTU.
Primero: VERIFACTU no es un programa que tengas que comprar
VERI*FACTU no es una marca de software ni un programa concreto.
El Real Decreto 1007/2023 establece los requisitos que deben cumplir determinados Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) utilizados por empresarios y profesionales.
Dentro de este marco existen dos modalidades de cumplimiento: los sistemas VERI*FACTU, que remiten los registros de facturación a la Agencia Tributaria, y los sistemas de emisión de facturas no verificables, que deben cumplir requisitos adicionales para garantizar la conservación, integridad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.
Por tanto, cuando hablamos coloquialmente de buscar un «software VERI*FACTU», lo que realmente necesitamos comprobar es que nuestro sistema de facturación esté preparado para cumplir los requisitos que correspondan.
1. Debe generar los registros de facturación exigidos
Los Sistemas Informáticos de Facturación afectados deben generar un registro de facturación de alta de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de cada factura.
Y si posteriormente es necesario corregir o anular ese registro, el sistema debe generar el correspondiente registro de anulación.
Estos registros contienen determinada información sobre la operación y forman parte de los mecanismos que permiten garantizar la trazabilidad de la facturación.
¿Qué significa esto para ti? Que tu software debe encargarse de realizar correctamente estos procesos. Tú deberías poder seguir centrándote en hacer tu factura.
2. Tus facturas deberán incorporar un código QR
Este será probablemente uno de los cambios más visibles.
Las facturas expedidas mediante los Sistemas Informáticos de Facturación sujetos al Reglamento deberán incorporar un código QR que cumpla las especificaciones establecidas.
Así que cuando preguntes a tu proveedor si está preparado para 2027, no te quedes únicamente con un «sí, sí, tendremos VERI*FACTU». Pregunta también: ¿las facturas incorporarán automáticamente el QR correspondiente?
3. Debe garantizar que la información no pueda alterarse sin dejar rastro
Los sistemas afectados deben garantizar principios como la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
Dicho de forma sencilla: la información de una factura no debería poder modificarse o eliminarse como si nunca hubiera existido. El sistema debe mantener la trazabilidad correspondiente.
Por eso los nuevos requisitos no consisten únicamente en «poner un QR en una factura». Hay cambios técnicos importantes funcionando por detrás.
4. Debe mantener la trazabilidad de los registros
Los registros de facturación deben estar relacionados de forma que sea posible seguir su secuencia. Para ello, el Reglamento establece mecanismos de encadenamiento mediante los que cada registro incorpora información relacionada con el anterior.
¿Tienes que saber cómo funciona técnicamente? No. Pero tu proveedor de software sí.
Prepararte para VERI*FACTU no significa convertirte en experto en tecnología fiscal. Significa utilizar una herramienta que se ocupe correctamente de la parte técnica.
5. Debe contar con una declaración responsable
Los productores y comercializadores de Sistemas Informáticos de Facturación deben disponer de una declaración responsable sobre sus productos.
En ella se identifica el sistema y se manifiesta que cumple con lo dispuesto en el Reglamento y en las especificaciones correspondientes. La Agencia Tributaria establece además que esta declaración debe estar disponible de forma visible e individualizada para el cliente y comercializador del producto.
Una buena pregunta para tu proveedor es: ¿nuestro sistema dispone de la declaración responsable correspondiente?
6. Debe estar preparado para la modalidad de funcionamiento que corresponda
Sistemas VERI*FACTU. Remiten a la Agencia Tributaria los registros de facturación generados de forma continuada, automática, consecutiva e instantánea.
Sistemas de emisión de facturas no verificables. No realizan esa remisión continuada, pero deben cumplir requisitos adicionales para garantizar la conservación, integridad, trazabilidad y seguridad de los registros.
Por eso es importante que tu proveedor pueda explicarte cómo va a funcionar tu sistema.
7. Tiene que estar preparado antes de tu fecha límite
Si eres una entidad que presenta el Impuesto sobre Sociedades, la adaptación deberá estar realizada antes del 1 de enero de 2027.
Para el resto de obligados tributarios incluidos, la fecha general será antes del 1 de julio de 2027.
Esto significa que 2026 no debería ser el año de «ya lo miraremos». Debería ser el año de: vamos a comprobar que estamos preparados.
8. Tu proveedor debería poder explicártelo sin hablarte en otro idioma
Esto no aparece como requisito técnico en el Reglamento, pero para nosotros debería estar en cualquier checklist.
Si preguntas «¿qué tengo que hacer para estar preparado?» y recibes una explicación que necesita traducción simultánea de informático a humano… mal empezamos.
Tu proveedor debería poder explicarte qué va a cambiar, cuándo, qué hará el software y qué tendrás que hacer tú. De manera clara.
9. Cumplir VERIFACTU debería ser el principio, no el final
Imagina dos programas. Los dos cumplen los requisitos que necesitas. Perfecto. ¿Ahora qué?
Ahí empiezan las preguntas que realmente afectan a tu día a día: ¿puedes crear presupuestos? ¿Convertirlos fácilmente en facturas? ¿Gestionar albaranes? ¿Controlar productos y stock? ¿Registrar gastos? ¿Gestionar clientes? ¿Tienes soporte cuando algo falla?
Porque vas a utilizar tu herramienta mucho más para gestionar tu empresa que para pensar en VERI*FACTU.
Por eso, si los cambios de 2027 te están haciendo revisar tu software, puedes aprovechar para preguntarte: ¿mi programa únicamente me permite cumplir, o realmente me ayuda a gestionar mejor mi negocio?
Checklist: las preguntas que deberías hacerle hoy a tu proveedor
- ¿Nuestro sistema estará adaptado antes de nuestra fecha límite?
- ¿Generará automáticamente los registros de facturación necesarios?
- ¿Las facturas incluirán automáticamente el QR correspondiente?
- ¿Qué modalidad utilizará nuestro sistema?
- ¿Dispone de declaración responsable?
- ¿Tendremos que hacer algún cambio en nuestra forma de facturar?
- ¿Nos ayudaréis durante la transición?
- ¿Qué otras herramientas de gestión incluye?
Si tu proveedor puede responderte claramente a estas preguntas, vas por buen camino. Si no puede… quizá sea momento de empezar a comparar.
¿Tengo que cambiar de software por VERIFACTU?
No necesariamente.
Si tu sistema actual se adapta correctamente y estás satisfecho con él, el cambio normativo no significa automáticamente que tengas que buscar otro. Lo que sí deberías hacer es comprobarlo con tiempo.
Ahora bien, si tu proveedor no te da respuestas claras, no sabes cuándo estará preparado, tu programa se te ha quedado pequeño, necesitas más funcionalidades o llevas tiempo pensando en cambiar, entonces 2026 puede ser un buen momento para comparar alternativas.
¿Qué debería buscar si voy a cambiar de programa?
Empieza por el cumplimiento normativo. Pero no termines ahí.
Busca una herramienta que tenga sentido para el negocio que quieres tener, no únicamente para solucionar una obligación.
Piensa en lo que utilizas cada semana: facturas, clientes, presupuestos, albaranes, productos, stock, gastos, empleados e información de tu negocio.
Cuantas más tareas puedas gestionar de forma sencilla y centralizada, menos tiempo tendrás que dedicar a procesos administrativos. Y ese tiempo vuelve a tu negocio.
La Manzana: preparada para lo que viene y para lo que haces cada día
Detrás de TuVERI*FACTU está RK Solutions, desarrolladora de La Manzana, nuestro software de gestión y facturación.
La Manzana está pensada para ayudar a autónomos y empresas a gestionar diferentes áreas de su actividad desde un mismo entorno: facturación, presupuestos y albaranes, clientes, productos y stock, gastos, control horario y otras herramientas para facilitar la gestión diaria.
Nuestro equipo trabaja en la evolución de La Manzana para responder también a los nuevos requisitos normativos de facturación.
Porque nuestra idea es sencilla: la normativa debería estar integrada en la herramienta, no convertirse en otra tarea para ti.
Preguntas frecuentes sobre software y VERIFACTU
¿Existe un «programa VERIFACTU» oficial?
VERI*FACTU no es el nombre de un programa concreto. Es una de las modalidades previstas dentro del Reglamento de los Sistemas Informáticos de Facturación.
¿Mi software actual tiene que estar adaptado?
Si utilizas un Sistema Informático de Facturación sujeto al Reglamento, este deberá cumplir los requisitos correspondientes dentro de los plazos establecidos.
¿Cómo puedo saber si un programa cumple?
Uno de los elementos importantes es la declaración responsable que deben elaborar los productores del sistema, en la que manifiestan que el producto cumple con lo dispuesto en el Reglamento y sus especificaciones.
¿Las facturas tendrán código QR?
Las facturas expedidas mediante los Sistemas Informáticos de Facturación afectados deberán incorporar el QR tributario correspondiente.
¿Tengo que enviar yo las facturas a Hacienda?
No confundamos la factura completa con los registros de facturación. En la modalidad VERI*FACTU, el sistema remite los registros de facturación a la Agencia Tributaria de acuerdo con las especificaciones establecidas.
¿VERIFACTU, Verifactu y VERIFACTU son diferentes?
No. Son formas habituales de escribir o buscar el término. En esta web utilizamos VERI*FACTU, siguiendo la denominación utilizada por la Agencia Tributaria.
¿Tu software está preparado para 2027?
No esperes a la fecha límite para descubrirlo. Habla con tu proveedor. Haz preguntas. Comprueba qué solución te ofrece.
Y si estás valorando cambiar de herramienta, aprovecha para elegir una que no solo responda a la normativa. Elige una que también te ayude a gestionar mejor tu negocio.
Si quieres conocer cómo La Manzana puede ayudarte a preparar tu empresa para lo que viene, habla con nuestro equipo.