2027 puede parecer todavía lejano. Pero si tienes una empresa, eres autónomo o utilizas un programa para hacer tus facturas, hay un cambio para el que merece la pena empezar a prepararse: los nuevos requisitos para los sistemas informáticos de facturación.
Probablemente ya hayas escuchado hablar de VERI*FACTU. Y quizá hayas pensado: "Ya me preocuparé cuando llegue". Es comprensible. Pero no necesitas esperar al último momento ni convertirte en experto en normativa fiscal.
Lo que sí puedes hacer desde ahora es algo mucho más sencillo: comprobar si el sistema que utilizas para facturar estará preparado para 2027.
VERIFACTU 2027: lo más importante en 1 minuto
Las fechas actuales de adaptación son:
- 1 de enero de 2027: Para los contribuyentes sujetos al Impuesto sobre Sociedades.
- 1 de julio de 2027: Para el resto de obligados tributarios incluidos en el ámbito correspondiente del Reglamento.
Hasta esas fechas existe un periodo previo de pruebas. Por tanto, todavía hay tiempo. Pero precisamente por eso este es un buen momento para revisar cómo estás facturando y preguntar a tu proveedor de software cómo se está preparando para el cambio.
¿Qué cambia realmente en 2027?
Para entenderlo no hace falta memorizar leyes. La idea básica es sencilla.
Los sistemas informáticos utilizados para emitir facturas que estén dentro del ámbito de aplicación tendrán que cumplir una serie de nuevos requisitos. Entre otras cuestiones, deberán generar los correspondientes registros de facturación y garantizar características como su integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad.
Además, las facturas expedidas mediante estos sistemas deberán incorporar determinada información mediante un código QR tributario.
En resumen: si utilizas un sistema informático para hacer tus facturas, es importante comprobar que estará preparado para los nuevos requisitos cuando te corresponda.
¿Tengo que cambiar mi programa de facturación por VERIFACTU?
No necesariamente. Y este punto es importante.
Que llegue VERI*FACTU no significa automáticamente que tengas que abandonar el programa que utilizas actualmente. Tu proveedor puede adaptar su sistema para cumplir los nuevos requisitos. Por eso, antes de hacer ningún cambio, pregunta.
Puedes empezar con algo tan sencillo como: "¿Mi programa estará adaptado a los requisitos que entran en vigor en 2027?"
Si la respuesta es clara y sabes cómo va a funcionar, perfecto. Si nadie sabe responderte, recibes información contradictoria o descubres que tu herramienta no va a adaptarse, entonces sí puede ser momento de valorar alternativas.
5 preguntas que deberías hacerle a tu proveedor antes de 2027
No necesitas conocer todos los detalles técnicos. Necesitas saber si la herramienta con la que trabajas estará preparada. Estas cinco preguntas pueden ayudarte:
- ¿El sistema estará adaptado antes de mi fecha límite? Esta es la primera. Pregunta directamente cuándo estará disponible la versión adaptada y si tendrás que realizar algún cambio. No des por hecho que "ya se actualizará". Pregúntalo y conoce el plan.
- ¿Qué tendré que hacer yo? Una buena adaptación tecnológica debería simplificar el cumplimiento para el usuario. Pregunta si tendrás que cambiar tu forma de hacer facturas, realizar alguna configuración, actualizar el programa o completar algún proceso adicional. Cuanto antes lo sepas, más fácil será prepararte.
- ¿Cómo funcionarán los nuevos registros de facturación? Los sistemas afectados deberán generar los registros correspondientes a las facturas expedidas. Tu proveedor debería poder explicarte de forma sencilla cómo va a gestionar su sistema este proceso. No necesitas entender la programación que hay detrás. Necesitas entender qué cambia para ti.
- ¿Mis facturas incorporarán correctamente el QR? Las facturas expedidas mediante los sistemas informáticos afectados incorporarán la información correspondiente mediante un código QR tributario. Este será probablemente uno de los cambios más visibles para empresas y clientes. Tu sistema deberá estar preparado para gestionarlo correctamente.
- ¿Cómo acredita el proveedor que su sistema cumple? Aquí hay una cuestión especialmente importante. Puedes encontrar publicidad que habla de "Software homologado por Hacienda". Conviene tener cuidado con esta expresión. La Agencia Tributaria explica que el cumplimiento del sistema se acredita mediante una declaración responsable del productor, de acuerdo con lo establecido en el Reglamento. Por eso, pregunta a tu proveedor por esta declaración y por cómo está preparando su sistema para cumplir con los requisitos correspondientes.
VERIFACTU no es un programa
Esta distinción es importante. VERI*FACTU no es el software que tienes que comprar. Es una de las modalidades previstas dentro de los nuevos requisitos aplicables a los sistemas informáticos de facturación.
La normativa contempla dos modalidades de cumplimiento:
- VERI*FACTU: El sistema remite los registros de facturación a la Agencia Tributaria de forma continuada.
- NO VERI*FACTU: El sistema conserva los registros sin realizar esa remisión continuada, cumpliendo los requisitos adicionales establecidos para esta modalidad.
Por tanto, cuando busques una solución, realmente estás buscando un software de facturación o gestión preparado para cumplir con la nueva normativa. No "un VERI*FACTU".
Ya que tienes que revisar tu facturación… mira un poco más allá
Aquí aparece una oportunidad interesante. Quizá tu programa actual lleva años funcionando. Hace facturas. Y poco más.
Si tienes que comprobar cómo se adaptará a los nuevos requisitos, puede ser un buen momento para revisar también si realmente responde a las necesidades actuales de tu empresa. Pregúntate:
- ¿Me resulta fácil de utilizar?
- ¿Me ahorra tiempo?
- ¿Puedo gestionar otras áreas de mi negocio?
- ¿Tengo soporte cuando aparece una duda?
- ¿Puedo acceder a la información que necesito fácilmente?
- ¿Puede crecer conmigo?
Adaptarte a una normativa es una obligación. Aprovechar ese cambio para mejorar la gestión de tu negocio es una decisión.
Un software de gestión puede hacer mucho más que facturas
Tu negocio no empieza y termina cuando emites una factura. También tienes clientes, presupuestos, albaranes, gastos, productos, stock, empleados, ventas e información que necesitas consultar.
Por eso, si tienes que revisar tu herramienta antes de 2027, no compares únicamente si estará preparada para la normativa. Valora también qué puede hacer por tu empresa. Un software de gestión puede permitirte centralizar diferentes tareas en un mismo entorno y reducir el número de herramientas que utilizas diariamente.
Cumplir debería ser el mínimo. Gestionar mejor debería ser el objetivo.
La Manzana: software de gestión y facturación preparado para lo que viene
En RK Solutions desarrollamos nuestro propio software de gestión y facturación: La Manzana.
La Manzana está pensada para autónomos, comercios y empresas que necesitan gestionar diferentes áreas de su actividad desde un mismo entorno. Facturación, clientes, presupuestos, albaranes, TPV, stock, gastos, control horario y otras herramientas forman parte de una solución diseñada para facilitar la gestión diaria.
Y nuestro equipo trabaja también en la adaptación del sistema a los requisitos normativos que afectan a la facturación. Porque nuestro objetivo no es venderte "VERI*FACTU". Nuestro objetivo es darte una herramienta para gestionar tu negocio que, además, esté preparada para cumplir con las obligaciones que llegan.
Preguntas frecuentes sobre VERIFACTU y los programas de facturación
¿Cuándo tendré que tener adaptado mi sistema?
Según los plazos actuales, los contribuyentes sujetos al Impuesto sobre Sociedades deberán tener sus sistemas adaptados antes del 1 de enero de 2027. Para el resto de obligados tributarios incluidos en el ámbito correspondiente, el plazo es el 1 de julio de 2027.
¿Tengo que cambiar de programa obligatoriamente?
No necesariamente. Si tu proveedor adapta correctamente el sistema que utilizas, puedes continuar trabajando con él. Lo importante es comprobarlo con tiempo.
¿VERI*FACTU es un programa?
No. VERI*FACTU es una de las modalidades previstas para el cumplimiento de los requisitos de los sistemas informáticos de facturación. Necesitarás utilizar un sistema que cumpla los requisitos que te correspondan.
¿VERI*FACTU y factura electrónica son lo mismo?
No. Son conceptos diferentes y no deberían utilizarse como sinónimos.
¿Las facturas tendrán código QR?
Las facturas expedidas mediante los sistemas informáticos afectados deberán incorporar la representación de determinada información mediante un código QR tributario.
¿Cómo sé si mi proveedor estará preparado?
Pregúntale directamente cómo está adaptando su sistema, cuándo estará disponible la versión correspondiente y por la declaración responsable del productor prevista en la normativa.
2027 llegará. No necesitas esperar hasta entonces.
No tienes que cambiar hoy todo tu negocio. Tampoco tienes que convertirte en experto en normativa. Pero sí puedes empezar por una cosa: preguntar si la herramienta con la que haces tus facturas estará preparada.
Y si además descubres que es momento de buscar una solución que haga más por tu empresa, en RK Solutions podemos enseñarte cómo funciona La Manzana.
Prepárate con tiempo. Y aprovecha el cambio para gestionar mejor tu negocio.