Equivocarse al hacer una factura es algo normal. Puede ser un importe, un dato del cliente, un tipo impositivo o incluso una factura que se emitió cuando no debía. Con VERI*FACTU, una vez generado un registro de facturación, el sistema debe conservar su trazabilidad. Si hay que corregir algo, no se borra el historial como si nunca hubiera existido. Lo que debes hacer depende de cuándo detectas el error y de qué tipo de error se trata.
Si detectas el error antes de emitir la factura
Si todavía estás preparando la factura y no la has emitido, puedes corregir los datos antes de finalizarla. Después se genera la factura con la información correcta. La Agencia Tributaria distingue esta situación de los errores que se descubren cuando la factura ya ha sido expedida.
Si descubres el error después de emitir la factura
Aquí ya no existe una única respuesta para todos los casos. La solución depende de qué información sea incorrecta.
Cuando corresponde una factura rectificativa
Si el error entra dentro de los supuestos previstos por el Reglamento de facturación, normalmente habrá que emitir una nueva factura rectificativa. Puede ocurrir, por ejemplo, cuando falta un dato obligatorio, se ha calculado mal una cuota tributaria o debe modificarse la base imponible. La nueva factura debe identificar la que corrige y reflejar la rectificación correspondiente.
Cuando el error está en un dato interno del registro
Puede ocurrir que la factura no necesite una rectificativa, pero que exista un error en un campo del registro de facturación generado por el sistema. En esos casos, la Agencia Tributaria contempla un registro de alta de subsanación con la información correcta. Son situaciones poco frecuentes que el software debe gestionar de forma adecuada.
Cuando el error no afecta al registro de facturación
También hay errores que no exigen una factura rectificativa y que tampoco afectan a los campos del registro de facturación. En ese supuesto concreto puede corregirse la factura sin generar un nuevo registro.
¿Cuándo se puede anular una factura?
La anulación está pensada para situaciones excepcionales, por ejemplo cuando se ha emitido una factura para una operación que realmente no existió, como una factura de prueba. Cuando la factura corresponde a una operación real pero contiene un importe o dato que debe cambiarse, lo habitual no es anularla. En esos casos puede corresponder una factura rectificativa. El Real Decreto 1007/2023 establece que el registro de anulación se genera cuando una factura se ha emitido erróneamente y es necesario anular su registro de alta.
Lo que no debes hacer es borrar y volver a empezar
Los registros deben mantener su integridad e inalterabilidad. Si hace falta corregir o anular datos registrados, el sistema debe hacerlo mediante un registro posterior y conservar los datos originales. Dicho de forma sencilla: si ya existe un registro de facturación, el software no debería permitir que desaparezca sin dejar rastro.
¿Qué debería hacer tu software por ti?
El usuario no debería tener que aprender toda la lógica técnica de rectificaciones, subsanaciones y anulaciones. La Agencia Tributaria indica que esta operativa debería ofrecerla el Sistema Informático de Facturación de una forma transparente e intuitiva, con el menor impacto posible para el usuario. Tu trabajo debería ser indicar qué necesitas corregir. El sistema debe ayudarte a aplicar el procedimiento adecuado y mantener la trazabilidad de lo ocurrido.
Un ejemplo sencillo
Imagina que emites una factura por un servicio real y después descubres que el importe facturado era incorrecto. No deberías eliminarla y crear otra como si la primera nunca hubiera existido. Si el error exige rectificación según la normativa, se emite la factura rectificativa correspondiente y el sistema mantiene la relación entre ambas. Ahora imagina que generas por accidente una factura de prueba para una venta que nunca existió. Si no corresponde utilizar otro procedimiento de rectificación, podría proceder la anulación de ese registro.
Preguntas frecuentes
¿Puedo borrar una factura si me he equivocado?
Si ya existe un registro de facturación, el sistema debe mantener su trazabilidad. La corrección o anulación debe realizarse mediante el procedimiento que corresponda.
¿Todos los errores requieren una factura rectificativa?
No. Algunos requieren factura rectificativa, otros pueden requerir una subsanación del registro y otros no afectan al registro de facturación.
¿Anular y rectificar es lo mismo?
No. La anulación está pensada para casos excepcionales en los que la factura no debería haberse emitido. La rectificación se utiliza cuando existe una operación real y la factura debe corregirse conforme a la normativa.
¿Tengo que saber qué registro debe generar el sistema?
No debería ser necesario. Un software bien preparado debe ayudarte a gestionar cada caso de forma clara y mantener correctamente los registros.
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